Shared Drive (bộ nhớ dùng chung) được nhiều doanh nghiệp quan tâm bởi dung lượng lưu trữ không giới hạn. Điều này giải quyết được nhiều vấn đề trong việc lưu trữ dữ liệu và chia sẻ dữ liệu của doanh nghiệp. Với nhiều tín năng ưu việc và là công cụ hỗ trợ đắc lực của nhiều doanh nghiệp trong việc quản lý dữ liệu công ty. Bên cạnh đó, việc sử dụng Shared Drive còn hạn chế với nhiều doanh nghiệp mới sử dụng dịch vụ Google Workspace. Khi bạn được ai đó chia sẻ quyền truy cập vào Shared Drive. Bạn muốn thêm một file tài liệu nhưng lại không biết cách làm thế nào để thêm vào. Dưới đây là hướng dẫn di chuyển dữ liệu từ My Drive vào Shared Drive (bộ nhớ dùng chung) nhanh chóng, dễ dàng. Các bạn cùng Adtimin tìm hiểu nhé!
Shared Drive (bộ nhớ dùng chung) là gì?
Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) là một không gian lưu trữ chung tất cả các file để mọi người trong các nhóm của bạn có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập. Không giống những file trong My Drive, dữ liệu trong Shared Drive thuộc về một nhóm chung thay vì một cá nhân. Khi một ai đó trong công ty nghỉ việc, những file này vẫn được giữ nguyên vẹn, qua đó giúp Nhóm của bạn có thể tiếp tục truy cập dữ liệu, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.
Sự khác biệt giữa Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) và My Drive (Drive của tôi)
Ở Drive của tôi, bạn có thể share file & thư mục cho một người bất kỳ, và có 2 quyền hạn Chỉ Xem hoặc có thể Xem, Sắp Xếp, Thêm file (đối với thư mục), và Chỉnh Sửa file.
Còn Bộ nhớ dùng chung bạn có thể thêm thành viên vào với nhiều quyền hạn hơn, và chỉ có thể share file cho người không thuộc Bộ nhớ dùng chung đó, chứ không thể share thư mục.
| My Drive (Driver của tôi) | Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) | |
| Ai có thể thêm tập tin? | Người sở hữu My Drive. | Bất kỳ thành viên có quyền truy cập Contributor (Người đóng góp) hoặc cao hơn. |
| Tôi có thể thêm loại tập tin nào? | Tất cả các loại tập tin. | Tất cả các loại tệp (ngoại trừ báo cáo Google Maps và Data Studio). |
| Ai sở hữu tập tin và thư mục? | Cá nhân – chủ drive đó. | Nhóm. |
| Tôi có thể di chuyển các tập tin và thư mục? | Có, bạn có thể di chuyển các tệp và thư mục trong My Drive. |
|
| Tôi có thể đồng bộ hóa các tập tin với máy tính của tôi? | Có, sử dụng Drive File Stream hoặc Backup and Sync. | Phụ thuộc vào giải pháp đồng bộ hóa mà bạn sử dụng:
|
| Làm thế nào để chia sẻ làm việc? | Bạn có thể chia sẻ file, thư mục cho người dùng cá nhân khác, nhưng không có phân cấp quyền hạn. | Tất cả các thành viên của ổ đĩa dùng chung được xem tất cả các tập tin, tùy thuộc vào quyền hạn có thể để lại nhận xét, hoặc chỉnh sửa, hoặc thêm người mới. |
| Mất bao lâu để xóa các tệp trong Thùng rác? | Các file hoặc thư mục trong Thùng rác vẫn ở đó cho đến khi người dùng chọn Xóa vĩnh viễn. | Mỗi ổ đĩa được chia sẻ có Thùng rác riêng.
|
| Tôi có thể khôi phục tập tin không? | Có, nếu bạn là chủ sở hữu của tệp. | Có, nếu bạn có quyền truy cập của Contributor (Người đóng góp) hoặc cao hơn. |
Quản lý thành viên bộ nhớ dùng chung
Tại đây bạn có thể thêm người/nhóm vào bộ nhớ dùng chung.
Sau khi nhập người dùng cần thêm, bạn sẽ phân quyền cho người dùng và gửi thông báo kèm lời nhắn.
Phần quyền bao gồm:
– Người quản lý: Toàn quyền như chính tài khoản tạo bộ nhớ dùng chung.
– Người quản lý nội dung: có thể tải dữ liệu lên, chỉnh sửa, di chuyển và xóa.
– Người đóng góp: Tải dữ liệu lên và chỉnh sửa.
– Người nhận xét: Chỉ có thể nhận xét và tải xuống.
– Người xem: Chỉ xem và tải xuống.
Tùy vào yêu cầu của tổ chức của bạn có thể bật tắt các tùy chọn này để nâng cao bảo mật.
| Quyền: | MANAGER (NGƯỜI QUẢN LÝ) |
CONTENT MANAGER (NGƯỜI QUẢN LÝ NỘI DUNG) |
CONTRIBUTOR (NGƯỜI ĐÓNG GÓP) |
COMMENTER (NGƯỜI NHẬN XÉT) |
VIEWER (NGƯỜI XEM) |
|---|---|---|---|---|---|
| Có thể xem tập tin và thư mục | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Có thể nhận xét về các tập tin | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ |
| Có thể chỉnh sửa tập tin | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ |
| Có thể tạo và thêm tập tin, có thể tạo thư mục | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ |
| Có thể thêm người vào các tệp cụ thể | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ |
| Có thể khôi phục các tệp từ Thùng rác (tối đa 30 ngày) | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ |
| Có thể di chuyển file từ My Drive sang Shared Drives | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ |
| Có thể di chuyển tệp ra khỏi ổ đĩa chung hoặc giữa các ổ đĩa chung | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ | ✘ |
| Có thể di chuyển tệp và thư mục vào Thùng rác | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ |
| Có thể di chuyển các tập tin và thư mục trong một ổ đĩa chung | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ |
| Có thể thêm hoặc xóa thành viên của ổ đĩa chung | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ | ✘ |
| Có thể thay đổi cấp độ truy cập của thành viên | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ | ✘ |
| Có thể xóa vĩnh viễn các tệp trong Thùng rác | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ | ✘ |
Cách tạo một Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) & thêm thành viên
Đầu tiên hết bạn phải có một tài khoản Google workspace các gói có chức năngShared Drives như: gói Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus hoặc Education.
Bạn có thể đặt mua Tài khoản Google workspace nếu chưa có.
Bước 1. Truy cập Bộ nhớ dùng chung.
Bước 2. Nhấn vào Mới để tạo mới Bộ nhớ dùng chung.
Bước 3. Thêm thành viên vào Shared Drives – Bộ nhớ dùng chung. Bạn chọn Quản lý thành viên.
Bạn thêm thành viên (email) mới vào bộ nhớ dùng chung để tiện làm việc và được cấp quyền phù hợp cho từng người dùng.
Sau khi chọn quyền phù hợp cho người dùng -> chọn Gửi.
Lưu ý: Bạn sẽ nhận được cảnh báo nếu chia sẻ cho email bên ngoài không thuộc tổ chức. Nếu bạn chia sẻ cho email bên trong tổ chức của bạn sẽ không thấy cảnh báo này.
Bước 4: Sau khi thêm email mới vào bộ nhớ dùng chung thành công. Bạn kiểm tra trong hộp thư đến của email được mời vào bộ nhớ chung sẽ nhận được email để truy cập vào > Chọn Mở bộ nhớ dùng chung. Email mới được làm việc trong bộ nhớ dùng chung theo quyền mà admin cài đặt trước đó.
Những lưu ý này bạn đừng bỏ qua các thao tác sau bạn sẽ dễ mắc sai lầm trong quá trình sử dụng công cụ.
- Bạn có thể di chuyển nhiều File cùng một lúc.
- Nếu bạn không phải là quản trị viên, thì bạn không thể di chuyển các thư mục từ My Drive (Drive của tôi) vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) nhưng bạn có thể tạo các thư mục mới trong Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung).
- Bất kỳ ai được bạn trực tiếp chia sẻ File đều có quyền truy cập, trừ khi Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) của bạn không cho phép những người không phải là thành viên.
- Những người có quyền truy cập vào File từ một thư mục được chia sẻ sẽ không có quyền truy cập sau khi bạn di chuyển File. Nếu bạn muốn những người này giữ quyền truy cập, hãy cập nhật quyền của bạn sau khi chuyển File của bạn sang Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung).
- Khi bạn di chuyển File sang Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung), nhóm sẽ trở thành chủ sở hữu của File.
- Để di chuyển File từ My Drive (Drive của tôi) vào một Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) hoặc giữa các Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung), hãy kéo các File vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) đích để di chuyển các thư mục.
Cách tạo thư mục trong Share Drive
Bước 1: Truy cập vào trình duyệt Google Chrome > Mở ứng dụng Google Drive.
Bước 2: Tại vùng trống của Share Drive, chọn chuột phải > Chọn Thư mục mới.
Các thao tác cho phép người dùng thiết lập các thành phần bên trong nơi chia sẻ shared drive như sau:
- Thư mục mới (New folder): tạo thư mục;
- Tải tệp lên (Upload files): tải các file dữ liệu lên nơi chia sẻ;
- Tải thư mục lên (Upload folder): tải 1 thư mục lên nơi chia sẻ;
- Google tài liệu (Google Docs): tạo 1 file tài liệu google doc ( giống như file word);
- Google trang tính (Google Sheets): tạo 1 file tài liệu google sheet ( giống như file excel);
- Google trang trình bày (Google Slides): tạo 1 file tài liệu google slides ( giống như file powerpoint);
- Google biểu mẫu (Google forms): Công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến
- Ứng dụng khác (More): các loại tài liệu mà GSuite hỗ trợ thêm cho người dùng như: forms, Drawing, Sites,…;
Bước 3: Sau đó, bạn đặt tên cho thư mục cần tạo > Nhấn chọn Tạo. Vậy là thư mục mới đã được tạo.
Bước 4: Nếu bạn muốn đổi tên, chọn chuột phải vào thư mục > Chọn Đổi tên.
Bước 5: Nhập lại tên mới cho thư mục > Nhấn OK để lưu lại thay đổi.
Hướng dẫn di chuyển dữ liệu từ My Drive (Drive của tôi) sang Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung)
Bạn có thể di chuyển bất kỳ File nào bạn sở hữu vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung). Cho dù File đó từ vị trí Drive khác hay từ máy tính hoặc thiết bị di động của bạn.
Nếu bạn không phải là chủ sở hữu của File trong My Drive (Drive của tôi), nhưng bạn có ít nhất quyền truy cập chỉnh sửa vào File, bạn có thể di chuyển File/Folder đó vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung), nếu:
- Quản trị viên (Adimin Google workspace) của bạn đã bật tùy chọn này.
- Chủ sở hữu File là thành viên của Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) mà bạn muốn di chuyển File.
Nếu không, bạn cần yêu cầu chủ sở hữu chuyển File vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung).
Bước 1: Truy cập vào Drive mà bạn muốn chuyển dữ liệu.
Bước 2: Chọn File trong My Drive (Drive của tôi) bạn muốn chia sẻ vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung).
Bước 3: Nhấn vào Organize (Sắp xếp) > Move to (Di chuyển tới) để di chuyển File/Folder đến với Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung).
Bước 4: Chọn Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) sau đó chọn nhóm bạn muốn di chuyển File tới.
Tiếp theo chọn Di chuyển.
Sau khi di chuyển file thành công bạn sẽ thấy file được di chuyển hiển thị ở bộ nhớ dùng chung như hình bên dưới.
Cách xóa tệp thư mục trong
Bước 1: Truy cập vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung).
Bước 2: Bên dưới sẽ xuất hiện hộp thoại các thư mục, bạn nhấn chọn vị trí muốn xóa.
Bước 3: Sau đó, nhấn chuột phải, chọn di chuyển vào thùng rác.
Adtimin vừa hướng dẫn di chuyển dữ liệu My Drive vào Shared Drive (bộ nhớ dùng chung) nhanh chóng, dễ dàng. Ngoài ra, Adtimin hướng dẫn thêm phần tạo, đổi tên, xóa thư mục trong Shared Drive để giúp các bạn quản lý tiện hơn. Mong rằng bài viết này giúp ích được cho bạn trong quá trình quản lý email doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!