Để hỗ trợ cho các doanh nghiệp dễ kiểm soát cũng như thao tác thuần thục việc quản trị các email con trong Microsoft 365. Hôm nay Adtimin sẽ Hướng dẫn các bạn thao tác Quản Trị Email Microsoft 365 Từ A-Z. Cùng xem hết bài viết nhé!
Quản Trị Email Microsoft 365 khác nhiều so với Quản trị email Google. Để giúp mọi người dễ sử dụng hơn, Vì vậy hôm nay các bạn cùng Adtimin xem và cùng thực hiện theo nhé. Chúc các bạn thành công.
Hướng dẫn tạo tài khoản mail trên Microsoft 365
Bước 1: Đăng Nhập Vào Tài Khoản Quản Trị Microsoft 365
Đầu tiên bạn hãy đăng nhập vào quản trị admin của Microsoft 365 với thông tin được cung cấp bởi nhà đăng ký.
- Đường dẫn đăng nhập: https://admin.microsoft.com/
Bước 2: Tạo Tài Khoản Email Đầu Tiên
Khi đã login được vào quản trị bạn hãy thực hiện như ảnh sau để bắt đầu tạo tài khoản mail mới
Bạn click vào biểu tượng ☰ để hiển thị thêm các danh mục. Sau đó click vào User => Active User như ảnh đính kèm sau.Tại đây bạn hãy chọn Add a user để tạo tài khoản mail.
Một bảng thiết lập thông tin mail xuất hiện. Bạn hãy nhập vào các thông tin cá nhân để tạo
- First Name: Nhập vào họ của tên
- Last Name: Tên đệm và tên
- Display Name: Nhập vào tên sẽ hiển thị cho tài khoản mail
- Username: Đặt tài khoản mail cần tạo
- Domains: Chọn tên miền sẽ tạo cho tài khoản mail
- Automatically create a password: Tick chọn nếu bạn muốn mật khẩu tự tạo
Sau khi đã nhập vào bạn nhấn Next để sang bước tiếp theo
Tiếp tục ở bước tạo mail. Bạn hãy chọn các thông tin như mô tả sau:
- Select location: Chọn quốc gia của bạn.
- Assign user a product license: Chỉ định tài khoản này có được dùng các sản phẩm của giấy phép không.
- Create user without product license (not recommended): Tạo tài khoản mà không được cấp thông tin sản phẩm trong giấy phép và AZDIGI không đề xuất chọn dòng này.
Ngoài ra có một số dịch vụ đi kèm của tài khoản mail. Bạn hãy tick hoặc bỏ tick cho tài khoản đó được sử dụng.
Tiếp đến ở bước này bạn hãy tuỳ chọn tài khoản mail đó có được quyền truy cập vào quản trị hay không.
- User (no admin center access): User này không có quyển truy cập vào quản trị admin
- Admin center access: Cho phép user này vào giao diện admin.
- Nếu bạn tick chọn dòng này thì hãy chỉ định một số quyền được đi kèm.
Ở đây mình tạo user và không cho phép vào admin. Vì vậy sẽ tick dòng User (no admin center access). Sau đó nhấn Next để bước sang bước kế tiếp.
Ở bước này bạn sẽ xem lại các thông tin vừa tạo. Nếu thông tin nào chưa đúng bạn chọn Edit để chỉnh sửa. Nếu các thông tin đã chính xác bạn chọn Finish adding để hoàn tất.
Ngay sau đó thông tin tài khoản sẽ được hiển thị. Bạn hãy lưu lại thông tin này và gửi cho người sử dụng.
Bước 3: Đăng Nhập Và Gửi Mail
Với hệ thống Microsoft 365 bạn có thể sử dụng trực tiếp trình duyệt để sử dụng mail. Và bạn hãy truy cập ở link bên dưới để truy cập.
- Đăng nhập tại link sau: https://admin.microsoft.com/
Sau đó hệ thống Với hệ thống Microsoft 365 bạn có thể sử dụng trực tiếp trình duyệt để sử dụng mail. Sau đó hệ thống Microsoft 365 sẽ yêu cầu bạn thay đổi mật khẩu. Bạn hãy nhập vào mật khẩu cũ và mật khẩu mới.
Nếu tài khoản của bạn là tài khoản con không phải admin thì đăng nhập vào link office.com để sử dụng.
Hướng dẫn phục hồi mật khẩu tài khoản mail
Bước 1: Đăng Nhập Vào Quản Trị Microsoft 365
Các thao tác như bước 1 ở phần hướng dẫn tạo tài khoản mới trên microsoft 365
Bước 2: Khôi Phục Mật Khẩu Mail
Khi đã login được vào quản trị bạn hãy thực hiện như ảnh sau để bắt đầu thay đổi mật khẩu.
Bạn click vào biểu tượng ☰ để hiển thị thêm các danh mục. Sau đó click vào User => Active User như ảnh đính kèm sau.Tại đây bạn sẽ thấy tất cả các tài khoản mail hiện có. Bạn hãy click vào tài khoản mail cần phục hồi mật khẩu. Sau đó chọn Reset password
Ở bảng Reset password có các tuỳ chọn như sau.
- Automatically create a password: Nếu bạn tick vào tuỳ chọn này, hệ thống sẽ tạo một chuổi mật khẩu ngẫu hiên cho bạn.
- Require this user to change their password when they first sign in: Dòng này có nghĩa khi người dùng đăng nhập đầu tiên, sẽ phải đổi lại mật khẩu mới.
- Email the sign-in info to me: Tick chọn nếu bạn muốn gửi thêm một bản sao mật khẩu qua mail.
Hướng dẫn tạo chữ ký trong Microsoft Office 365 Business
Để tạo chữ chữ ký trên Microsoft Office 365 Business outlook.com, các bạn làm theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Đăng nhập vào email tại https://outlook.office.com/mail/, bấm vào nút cấu hình, chọn View all Outlook Settings
Bước 2: Bấm vào Mail -> Compress and reply -> New Signature để tạo chữ ký mới
Bước 3:Tiến hành đăt tên và tạo chữ ký, sau đó nhấn nút Save
Bước 4: Chọn chữ ký cho thư đi và thử trả lời. Cũng ở cửa sổ hiện tại, bạn chọn chữ ký khi gửi thư đi hoặc khi trả lời email
Hướng dẫn tạo nhóm group quản lý Mail trong Microsoft 365
Adtimin chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn tạo nhóm mail để quản lý cũng như nhận gửi mail trong nhóm. Giúp quản lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn bao giờ hết
Bước 1: Đăng Nhập Vào Quản Trị Microsoft 365
Các thao tác như bước 1 ở phần hướng dẫn tạo tài khoản mới trên microsoft 365
Bước 2: Tạo Nhóm Mail
Khi đã login được vào quản trị bạn hãy thực hiện như ảnh sau để bắt đầu tạo tài khoản mail mới
Bạn click vào biểu tượng ☰ để hiển thị thêm các danh mục. Sau đó click vào Groups => Active groups như ảnh đính kèm sau.
Tại đây có các kiểu để bạn tuỳ chọn. Và bạn hãy chọn kiểu phù hợp với nhu cầu sử dụng nhóm mail của mình.
- Microsoft 365 (recommended): Tạo email nhóm để cộng tác. Bạn cũng có thể thêm Microsoft Teams cho các cuộc trò chuyện nhóm, tệp và lịch.
- Distribution: Tạo địa chỉ mail cho một nhóm
- Mail-enabled security: Danh sách phân phối cũng có thể được sử dụng để kiểm soát quyền truy cập vào OneDrive và SharePoint.
- Security: Kiểm soát quyền truy cập vào OneDrive và SharePoint và có thể được sử dụng để Quản lý thiết bị di động cho Microsoft 365.
Tiếp theo ở hãy đặt tên cho Nhóm để nhận dạng. Và ở đây mình đặt tên là Kỹ thuật. Sau đó phần Description bạn hãy nhập vào mô tả của nhóm. Ở dòng này thì không bắt buộc.
Giao diện Assign owners xuất hiện. Bạn hãy chọn tài khoản quản lý nhóm (Gọi nôm na là Trưởng nhóm)
Tiếp theo là Add members. Bạn hãy thêm các thành viên vào nhóm này. Sau đó chọn Add để thêm.
Và ở bước này là bước quan trọng.
- Group email address: Bạn hãy đặt mail đại diện cho nhóm. Ví dụ ở đây mình đặt là
kythuat@domain. Khi ai đó gửi mail vào email đại diện này. Thì tất cả thành viên trong nhóm đều nhận được mail. - Privacy: Chọn kiểu nhóm là Public (công khai) Hoặc riêng tư (Private)
Sau đó bạn hãy xem lại cấc thông tin vừa thiết lập. Nếu cần điều chỉnh lại bạn hãy chọn Edit để sửa. Nếu tất cả đã chính xác rồi bạn chọn Create group để tạo.
Thông báo Group đã được tạo thành công.
Như vậy Adtimin vừa Hướng dẫn cho mọi người các thao tác để sử dụng trang quản trị admin của Microsoft 365 từ A-Z rồi. Hy vọng các bạn thao tác và thực hiện một cách nhanh chóng.
Liên hệ báo giá cung cấp các Gói mail Microsoft 365 Hotline 0917457337 – Ms Quà