Doanh nghiệp bạn đang dùng dịch vụ email Google Workspace. Bạn muốn phân chia dung lượng cho từng người dùng phù hợp với nhu cầu sử dụng. Đây là nhu cầu thiết thực hiện nay. Vì hiện Google cung cấp gói Business Starter (Gói dung lượng thấp nhất) dung lượng 30GB/người dùng nhưng có nhiều người trong tổ chức sẽ không dùng hết được dung lượng này dẫn đến dư thừa. Trong khi đó, có người dùng trong tổ chức lại không đủ dung lượng lưu trữ. Vậy nên Google đã cập nhật tín năng giới hạn bộ nhớ cho người dùng. Dưới đây là hướng dẫn giới hạn bộ nhớ dành cho người dùng trong tổ chức (Storage) Google Workspace các bạn cùng xem nhé!
Làm sao để biết tài khoản Google Drive có được thừa kế dung lượng lưu trữ từ đơn vị tổ chức chưa?
Khi bạn đăng nhập vào Google Drive của một người dùng cá nhân, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi “Bộ nhớ của tổ chức đã đầy. Tổ chức của bạn đã vượt quá 0 byte dung lượng lưu trữ Google Workspace”, nghĩa là tài khoản Google Drive của bạn không được kế thừa dung lượng lưu trữ từ Đơn vị tổ chức chứa tài khoản đó.
Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị tài khoản người dùng không có bất kỳ phân bổ bộ nhớ nào và bạn có thể thấy giới hạn bộ nhớ cho người dùng bị TẮT.
Hướng dẫn phân bổ giới hạn bộ nhớ của người dùng cá nhân
Bước đầu tiên, quản trị viên nên chỉ định giới hạn lưu trữ cho mỗi người dùng. Dưới đây là các bước để làm theo.
Trước khi bạn bắt đầu: Để áp dụng cài đặt cho một số người dùng nhất định, hãy đặt tài khoản của họ vào một đơn vị tổ chức (để đặt theo bộ phận) hoặc một nhóm cấu hình (để đặt cho người dùng trong hoặc trong các bộ phận).
- Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên ( admin.google.com ) bằng tài khoản quản trị viên. Hãy đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên của bạn (tài khoản không có đuôi là @gmail.com).
- Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến Menu chọn Storage.
- Trong phần Chế độ cài đặt của bộ nhớ, hãy nhấp vào Quản lý.
- Nhấp vào Giới hạn bộ nhớ của người dùng.
- Ở bên trái, hãy nhấp vào đối tượng bạn muốn áp dụng một hạn mức bộ nhớ:
- Đơn vị tổ chức – Nhấp vào đơn vị tổ chức.
- Nhóm – Nhấp vào Nhóm. Nhấp vào trường tìm kiếm rồi bắt đầu nhập tên của nhóm, sau đó nhấp vào nhóm.Lưu ý rằng hạn mức bộ nhớ của nhóm luôn ghi đè hạn mức bộ nhớ của tổ chức và bạn có thể sắp xếp những nhóm nào ghi đè nhau thông qua phần cài đặt nhóm. Tìm hiểu thêm về nhóm cấu hình
- Trong “Giới hạn bộ nhớ của người dùng”. Chọn Bật rồi đặt lượng bộ nhớ.
- Chỉ định giới hạn lưu trữ và đơn vị. Để phân bổ 1TB dung lượng lưu trữ, hãy nhập 1 vào hộp giới hạn dung lượng lưu trữ và chọn TB làm đơn vị.
- Nhấp vào Lưu. Nếu bạn đặt hạn mức cho đơn vị tổ chức con sau khi đặt hạn mức cho đơn vị tổ chức mẹ, hãy nhấp vào Ghi đè. Nếu một số người dùng đã vượt quá hạn mức bộ nhớ, thì bạn sẽ nhận được cảnh báo. Tìm hiểu thêm về Cảnh báo về hạn mức bộ nhớ.
Đối với Gmail và Photos, có thể mất đến 24 giờ thì hạn mức bộ nhớ mới bắt đầu có hiệu lực. Đối với Drive, hạn mức bộ nhớ sẽ áp dụng sau lần tiếp theo mà người dùng tải tệp lên, tạo hoặc chỉnh sửa một tệp.
Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị thiết lập giới hạn bộ nhớ 1 TB cho mỗi người dùng trong Đơn vị tổ chức:
Giờ đây, mỗi người dùng được phân bổ 1 TB cho cả Gmail, Google Drive và Google Photos của họ. Bạn có thể xác minh phân bổ bộ nhớ 1 TB này trên ổ đĩa Google của mỗi người dùng.
Làm cách nào để giảm giới hạn lưu trữ cho một người dùng cụ thể?
Trong một số trường hợp, bạn có thể yêu cầu giảm mức tiêu thụ bộ nhớ cho một người dùng cụ thể. Ví dụ: giả sử một người dùng đã tự động phân bổ 1 TB dung lượng lưu trữ trên một đơn vị tổ chức cụ thể. Nếu bạn muốn thay đổi kích thước bộ nhớ của anh ấy và muốn giảm kích thước bộ nhớ xuống 500 GB, bạn không thể trực tiếp thay đổi kích thước bộ nhớ được phân bổ. Thay vào đó, bạn có thể chuyển sang một đơn vị tổ chức khác có giới hạn dung lượng lưu trữ là 500 GB.
Tại đây, đã tạo thêm một OU có tên là OU1 và chỉ định giới hạn lưu trữ 500 GB. Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị bước này:
Thông thường, kích thước bộ nhớ kế thừa sẽ là 1 TB và bạn có thể thay đổi giới hạn bộ nhớ thành 500 Gb cho OU mới tạo và ghi đè giới hạn. Nhấp vào nút “Ghi đè” để làm cho nó vĩnh viễn.
Bây giờ, di chuyển người dùng từ OU hiện tại sang OU mới, bạn có thể nhận được trang cảnh báo như hình bên dưới.
Nhấp vào Thay đổi để chuyển người dùng sang OU mới. Sau đó xác minh dung lượng lưu trữ được phân bổ của người dùng. Giờ đây, giới hạn bộ nhớ mới là 500 GB được phân bổ cho người dùng. Ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy điều này. Bạn có thể xác minh giới hạn bộ nhớ được kế thừa từ OU mới và Giới hạn bộ nhớ cho người dùng ở trạng thái “BẬT”.
Google Workspace sử dụng một mô hình lưu trữ có tên là lưu trữ gộp pooled storage, trong đó tất cả người dùng trong tổ chức của bạn dùng chung bộ nhớ trên đám mây. Đối với mỗi người dùng mới mà bạn thêm, dung lượng lưu trữ gộp của bạn sẽ tăng lên dựa trên gói đăng ký Google Workspace của bạn. Gói đăng ký này cung cấp khả năng phân bổ dung lượng lưu trữ linh hoạt cho người dùng. Do bộ nhớ đám mây của bạn được chia sẻ nên tổ chức của bạn có thể sử dụng bộ nhớ đó theo bất kỳ cách nào cần thiết để đáp ứng nhu cầu lưu trữ của bạn. Ngay cả khi một số người dùng hoàn toàn không sử dụng nhiều dung lượng lưu trữ đám mây, thì toàn bộ tổ chức của bạn vẫn có sẵn dung lượng lưu trữ đó để sử dụng khi cần.
Làm thế nào để tăng thêm dung lượng lưu trữ gộp của tổ chức?
Google không cung cấp tùy chọn mua thêm bộ nhớ đám mây hoàn toàn. Nếu tổ chức của bạn cần thêm dung lượng lưu trữ trên đám mây, thì bạn sẽ cần thêm nhiều người dùng hơn vào tài khoản Google Workspace của mình để tăng giới hạn dung lượng lưu trữ gộp của tổ chức.
Kết luận: Vừa rồi Adtimin vừa hướng dẫn giới hạn bộ nhớ dành cho người dùng trong tổ chức (Storage) Google Workspace. Mong rằng bài viết hữu ích cho bạn trong quản lý dung lượng (Storage) Google Workspace giúp bạn thiết lập một số cài đặt về dung lượng cho tổ chức của mình. Bạn có thể liên hệ hotline 0918.437.227 để được hỗ trợ thêm nhé. Chúc các bạn thành công.