Doanh nghiệp bạn mới thành lập, bạn cần hệ thống email ổn định, chuyên nghiệp và bảo mật để quản lý email ngay từ đầu để tránh thất thoát dữ liệu công ty. Google workspace là giải pháp quản lý email doanh nghiệp mới thành lập được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Các bạn cùng Adtimin tìm hiểu vì sao Google Workspace được doanh nghiệp trên thế giới và doanh nghiệp Việt Nam tin dùng đến vậy nhé!
Google workspace là gì?
Google Workspace (tên trước đây là G Suite, Google Apps for Work, hay Google Apps for Business) là một bộ ứng dụng năng suất điện toán đám mây và các công cụ phần mềm cộng tác và phần mềm được cung cấp bởi Google trên cơ sở đăng ký thuê bao.
Nó bao gồm các ứng dụng web phổ biến của Google như Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Calendar, và Google Docs. Trong khi những sản phẩm này được cung cấp miễn phí cho người sử dụng, G Suite cũng cộng thêm các tính năng chuyên dùng trong kinh doanh như địa chỉ email tùy chỉnh theo tên miền của bạn (@congtycuaban.com), ít nhất 30GB dung lượng lưu trữ dành cho tài liệu và email, và hỗ trợ 24/7 qua điện thoại và email. Là một giải pháp điện toán đám mây, nó tiếp cận một cách khác từ phần mềm tăng năng suất văn phòng lập sẵn bằng cách lưu giữ thông tin khách hàng tại các trung tâm dữ liệu bảo mật của mạng lưới Google hơn là trên các máy chủ cục bộ truyền thống đặt tại các công ty.
Các tính năng chính của Google Workspace giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn
Gmail
Dịch vụ email của Google với hơn 400 triệu người dùng và vẫn đang tiếp tục phát triển. Với Gmail, hộp thư đến của bạn có lưu trữ đáng kể để hạn chế việc phải xóa email. Hơn nữa, bạn cũng có thêm tính năng tìm kiếm Google và email/nhắn tin nhanh. Tin nhắn nhanh được gắn vào trong Gmail để bạn có thể trả lời một email trong thời gian thực. Hộp thư các email quan trọng sẽ giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất và bạn sẽ tiết kiệm thời gian hơn. Ngoài ra, Gmail của bạn luôn có sẵn tại bất kỳ chiếc máy tính nào, bạn yên tâm không bị giới hạn trong việc trả lời email tại bất cứ đâu. Gmail là giải pháp đơn giản để sử dụng, nhưng chức năng của nó lại không hề đơn giản, điều này đồng nghĩa với việc mất ít thời gian trong việc đào tạo người dùng. Bạn có thể sử dụng tính năng Gmail offline sau khi kích hoạt tính năng ẩn trong Gmail Labs.
Google Drive
Google Drive giúp bạn có thể truy cập vào công việc của bạn từ bất cứ nơi nào, trên Mac, Máy tính, thiết bị di động hoặc trên web. Cách đơn giản chỉ cần tải Drive về trên máy Mac hoặc máy tính của bạn để đồng bộ hóa các tập tin từ máy tính lên đám mây. Cập nhật một tập tin trên một thiết bị sẽ tự động lưu vào Drive và các thiết bị khác của bạn. Vì vậy, bạn luôn có bản cập nhật mới nhất những tập tin của mình tại bất cứ đâu khi bạn cần đến chúng.
Google Calendar
Với Google Calendar bạn có thể xem lịch của đồng nghiệp và các đồng nghiệp và cộng sự từ một lịch trực tuyến. Bạn có thể xem được các cuộc hẹn của họ và sắp xếp tổ chức sự kiện của mình sao cho hợp lý. Google Calendar cũng có thể được tích hợp các thành phần khác của Google Apps. Bạn có thể giao tiếp, chia sẻ và cộng tác thông qua Gmail. Talk và Calendar để giảm bơt công việc trùng lặp và nâng cao hiệu quả công việc. Thêm vào đó, bạn có thể quản lý việc ai đó có thể xem lịch của bạn.
Google Docs
Google Docs cải thiện tốc độ và chất lượng công việc bằng cách cho phép cộng tác và thảo luận trên một tài liệu cùng 1 lúc. Nhiều người ở nhiều địa điểm có thể xem, thảo luận và chỉnh sửa cùng 1 tài liệu từ bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Google Docs cũng làm giảm công việc trùng lặp và theo dõi các tài liệu lộn xộn hay kiểm soát các phiên bản, đồng thời loại bỏ các mối quan tâm vượt quá dung lượng cho phép. Hơn nữa, việc chia sẻ trên Google Docs rất an toàn. Bạn có thể chủ động được việc chia sẻ 1 Google Docs cho ai đó, vì vậy, bạn không phải lo lắng về việc thông tin của bạn bị lọt vào tay kẻ xấu.
Google Meet
Google Meet mang các cuộc họp video trực tuyến ngay trên máy tính xách tay, điện thoại di động hoặc tablet. Gặp gỡ mặt đối mặt với 15 đồng nghiệp hoặc với khách hàng từ bất cứ đâu trên thế giới chỉ với 1 cú nhấp chuột. Google Meet được tích hợp với các ứng dụng của Google để thuận lợi hơn cho bạn làm việc. Thật dễ dàng để sắp xếp một Google Meet từ lịch (Calendar) của bạn hoặc nhấp chuột ngay từ hộp thư đến của bạn. Bạn có thể thêm một file docs từ Google Drive và làm việc cùng nhau trong thời gian thực hiện cuộc gọi.
Google Site
Doanh nghiệp sử dụng Google Sites để làm truy cập thông tin hữu ích, dễ dàng hơn. Nhân viên có thể tạo ra môt mạng nội bộ để nắm bắt và chia sẻ những kiến thức nội bộ. Bản chỉnh sửa mới nhất của tệp được thực hiện tự động vì vậy mọi người có thể dễ dàng cập nhật và tải về phiên bản mới nhất. Định dạng hỗ trợ bao gồm: doc, xls, csv, ppt, txt, pdf,… Người dùng có thể hiển thị Google Documents, Spreadsheets, presentation, Youtube video, picasa slideshow và các tiện ích khác mà không cần đến kỹ năng lập trình. Công nghệ tìm kiếm bằng Google đã được tích hợp sẵn, để nhân viên có thể tìm thấy thông tin công ty hữu ích như một cách dễ dàng để tìm kiếm Internet. Không có mã hóa hoặc không cần chuyên môn là cần thiết để cập nhật các trang hoặc tạo ra một trang web nội bộ mới, vì vậy, bất cứ ai cũng có thể chủ động thêm hoặc chỉnh sửa. Tất cả điều này được lưu trữ bởi Google cho phép người dùng có thể thoải mái sáng tạo mà không cần lo lắng về dung lượng ổ cứng hay chi phí quản lý điều hành.
Google Vault
Vault cho phép khả năng lưu trữ liên tục, e-discovery và năng lực quản lý thông tin với G Suite của bạn để bảo vệ doanh nghiêp của bạn. Bạn có thể mua module này trên Google Apps tùy thuộc vào nhu cầu của mình. Email và những cuộc trò cuyện của bạn sẽ được lưu trữ lại theo chính sách của bạn, ngăn ngừa hành động xóa do vô ý. Bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm nội dung trò chuyện hoặc email liên quan.
Lý do doanh nghiệp cần Google Workspace cho hoạt động kinh doanh
Email doanh nghiệp là nơi lưu trữ nhiều dữ liệu quan trọng và công cụ giao dịch làm việc với khách hàng đối tác liên tục và thường xuyên. Vậy nên, doanh nghiệp nào cũng mong muốn dùng dịch vụ email ổn định, bảo mật, an toàn để không bị ảnh hưởng gián đoạn công việc. Với lợi ích Google Workspace mang đến, doanh nghiệp sẽ sở hữu một bộ công cụ được tinh chỉnh và tối ưu hóa hoàn toàn. Dưới đây là nhưng lợi ích khi doanh nghiệp dùng Google Workspace:
Giao diện thân thiện với người dùng và dễ sử dụng
Hầu hết nhân viên có thể đã quen với việc sử dụng giao diện Gmail cá nhân và làm việc với bộ Google Offices (Docs, Sheets, Slides,..). Điều này giúp quá trình chuyển đổi lên Workspace trở nên cực kỳ dễ dàng và đảm bảo doanh nghiệp không phải mất thời gian đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng các công cụ mới.
Bên cạnh đó, với bộ ứng dụng Workspace, nếu doanh nghiệp đã có tài khoản email đang hoạt động, Google sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng nâng cấp, chuyển đổi các tài khoản email cũ lên Gmail doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà vẫn đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.
Cộng tác trên Google Workspace ở mọi nền tảng, thiết bị
Sự tiện lợi mà Workspace mang đến cho các nhân viên trong công ty là giúp đảm bảo khả năng cộng tác trong thời gian thực (real-time collaboration) với đồng nghiệp từ bất kỳ nơi nào và trên bất kỳ thiết bị nào, dù là điện thoại, máy tính bảng hay PC, Laptop. Bộ công cụ đáp ứng tốt nhu cầu làm việc từ xa khi có các tình huống bất khả kháng phát sinh như thiên tai, dịch bệnh.
Thời gian hoạt động liên tục, ổn định cao
Khi nói đến thời gian hoạt động, Google là một trong những công ty nổi tiếng về độ tin cậy. Cụ thể, Google Workspace cung cấp Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) với thời gian hoạt động và sẵn sàng cho khách hàng ít nhất 99.9% tại bất kỳ thời điểm nào. Cũng do email là một phần quan trọng của mọi doanh nghiệp nên Workspace sẽ được nâng cấp liên tục mà không ngừng hoạt động hoặc bảo trì theo lịch trình. Tất cả các trung tâm dữ liệu của Google phục vụ cho bộ ứng dụng Workspace đều được xây dựng với cơ sở hạ tầng dự phòng.
Google Workspace giúp đảm bảo an toàn và bảo mật
Google Workspace được xây dựng dựa trên Google Cloud Platform. Dữ liệu được bảo đảm an toàn với cơ chế bảo mật và an ninh đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe nhất cho một hệ thống điện toán đám mây (ISO 27001, FISMA, SSAE 16/SAE 3402 Type II, SAS 70).
Có thể nói, Google với kiến thức và chuyên môn hàng đầu trong ngành đang dẫn đầu “tư duy ưu tiên bảo mật”, hỗ trợ trong từng sản phẩm của họ bao gồm cả Workspace.
Cụ thể hơn, khi làm việc với Workspace, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo mật bởi hàng loạt các cơ chế như:
- Quản trị viên Google Workspace: Cung cấp cho quản trị viên khả năng kiểm soát cách dữ liệu được bảo vệ, xem báo cáo và thậm chí kiểm soát thiết bị di động. Quản trị viên Workspace cũng có thể không cho phép nhân viên có khả năng bật “ứng dụng kém an toàn”.
- Mã hóa (TLS): Với phương thức bảo mật lớp truyền tải, Workspace cung cấp mã hóa email khi đang trên đường chuyển tiếp từ tài khoản này đến tài khoản khác.
- Chứng nhận, Kiểm tra và Đánh giá: Google Workspace thường xuyên trải qua một số cuộc kiểm tra độc lập của các bên thứ ba.
- Lưu trữ dữ liệu: Với Vault dành cho eDiscovery và lưu trữ, Workspace cung cấp khả năng giữ lại, lưu trữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu của doanh nghiệp bất kỳ lúc nào doanh nghiệp có nhu cầu.
- Bảo mật: Google không thu thập, quét hoặc sử dụng dữ liệu của doanh nghiệp trong các dịch vụ của Workspace cho mục đích quảng cáo. Cũng không có quảng cáo nào trong bất kỳ sản phẩm của Workspace.
- Tính minh bạch: Google liên tục cung cấp các báo cáo minh bạch để thông báo cho người dùng.
Nâng cao hiệu suất công việc và tăng khả năng kết nối trong doanh nghiệp
Google Workspace giúp thay đổi văn hóa làm việc trong công ty. Việc kết nối, tương tác giữa các thành viên được tăng cường thông qua việc trao đổi thường xuyên qua các kênh liên lạc như chat trên group riêng (Google Chat), video call (Google Meet)… cũng như cộng tác trong thời gian thực khi làm việc trên các tài liệu văn bản của bộ Google Offices (Docs, Sheets, Slides…).
Có thể thấy rằng mỗi ứng dụng trong Workspace đều có thể trở thành một mạng xã hội nhỏ, phù hợp cho mỗi nhóm người dùng khác nhau. Ngay cả team thực tập sinh (Graduate trainee, Internship) cũng có Google Group của riêng mình để chia sẻ về kinh nghiệm làm việc trong công ty.
Google Workspace hỗ trợ quản lý và phân tích dữ liệu
Theo nghiên cứu, các doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên việc phân tích các dữ liệu thường thành công hơn những doanh nghiệp sử dụng chưa đến một nửa dữ liệu mà họ sở hữu. Điều đó cho thấy các doanh nghiệp luôn cần một bộ công cụ có thể chuyển đổi những dữ liệu thành các đồ thị, biểu đồ một cách nhanh chóng, trực quan, dễ hiểu.
Với Workspace, việc phân tích dữ liệu từ các nguồn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết thông qua các biểu đồ trực quan, sinh động. Doanh nghiệp có thể dựa vào đó để khái quát các xu hướng và đưa ra các quyết định hiệu quả, kịp thời.
Mở rộng thông qua API và Google Cloud Platform (GCP)
Tính mở của Google Workspace dành cho doanh nghiệp (thông qua API của Google) và các tiêu chuẩn ngành cho phép doanh nghiệp liên kết các phần trong hệ thống quản trị với nhau trên đám mây với cấu trúc và chi phí có thể dự đoán được. Google dẫn đầu về cơ sở hạ tầng đám mây (IaaS) với độ tin cậy, hiệu suất, giá cả và quan trọng là khả năng phục hồi.
Với mục tiêu muốn hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi phương thức làm việc ngày càng linh hoạt, chuyên nghiệp hơn, bộ ứng dụng Workspace từ Google đã được hơn 6 triệu doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn.
Bảng giá dịch vụ Google Workspace năm 2023 tại Adtimin
Các gói của Google Workspace dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như sau:
- Gói Business Starter: có giá chỉ từ 65.000đ/người dùng/tháng.
- Gói Business Standard: 178.000đ/người dùng/tháng.
- Gói Business Plus: 423.000đ/người dùng/tháng.
Ngoài ra doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ lớn có thể Google Workspace Enterprive.
CÁC TÍNH NĂNG CỦA GÓI ENTERPRISE
- Email doanh nghiệp cao cấp thông qua Gmail
- Hội nghị video và thoại 500 người tham gia với tính năng cao cấp với Google Meet
- Lịch được chia sẻ với Google Calendar
- Tài liệu, bảng tính và bản trình bày với Google Docs
- Hỗ trợ 24/7 qua điện thoại, email và trực tuyến
- Kiểm soát bảo mật và quản lý
- Tìm kiếm thông minh trên Workspace với Cloud Search
- Lưu trữ và thiết lập chính sách lưu giữ cho email và trò chuyện
- eDiscovery dành cho email, trò chơi và tệp
- Báo cáo kiểm tra để theo dõi hoạt động của người dùng
- Các tính năng mở rộng
Lưu ý:
- Bảng giá trên áp dụng cho khách hàng đăng ký số lượng user < 20 user. Đăng ký trên 20 user, gia hạn dịch vụ vui lòng liên hệ Adtimin để có giá tốt
- Bạn có thể mua các gói Business Starter, Business Standard và Business Plus cho tối đa 300 người dùng.
- Không có giới hạn tối thiểu hay tối đa về người dùng đối với các gói Enterprise.
- Google hiện tại áp dụng bộ nhớ gộp cho tất cả các gói.
Kết luận:
Google workspace hiện đang là giải pháp quản lý email doanh nghiệp mới thành lập được đăng ký sử dụng nhiều hiện nay. Giúp doanh nghiệp quản lý thông thông tin dữ liệu email, quản lý được người dùng email và sử dụng hiệu quả những tín năng văn phòng để làm việc hiệu quả. Chúc quý doanh nghiệp lựa chọn hệ thống email tối ưu nhất cho doanh nghiệp mình. Chúc các bạn thành công.